Toma de decisiones en diferentes escenarios - Por Lic. Elena W. Nakle

Tomar una decisión es algo corriente en la vida de las personas. Uno toma decisiones cuando elige una opción a seguir entre dos o más alternativas. Se hace todo el tiempo, desde las tareas más sencillas hasta las más complejas.

Por ejemplo: cocinar o no, hacer las compras o no, salir o no, estudiar o no, realizar un trabajo, postergarlo o no hacerlo, en fin, la lista sería interminable. También se opta por delegar en otra persona una decisión o no.

Es por ello que en las organizaciones es importante tener en claro que decisiones se pueden tomar, que grado de responsabilidad implican y a quienes o a qué afecta esa decisión.

En una negociación también se están tomando decisiones, evaluando las diferentes posibilidades y el grado en que benefician o perjudican a los intereses que están en juego.

La toma de decisiones en la certeza o en la incertidumbre:

Cuando estamos frente a situaciones de certidumbre o más controladas desde nuestra percepción de los acontecimientos que se están dando o que se pueden dar en un futuro, tomar una decisión parece algo sencillo y fácil de hacer. El nivel de excitación o ansiedad es mucho menor que si se lo compara con decisiones tomadas en escenarios polémicos o conflictivos. Los resultados de la decisión y sus repercusiones son manejables, entendiéndose como los previstos. Por lo tanto, los márgenes de error son muy pequeños.

Para operar con certeza es necesario contar con información veraz, que la misma sea medible, cuantificable, y por ende permita considerar las alternativas en forma precisa.

Sin embargo, en los escenarios de incertidumbre las alternativas como los resultados de las decisiones son muy poco manejables. La ansiedad o el estrés que provocan son mayor y conllevan a pensar en un riesgo no medible de las implicancias que puedan tener quedando muchas veces fuera de control por no contar con toda la información necesaria. No todas las personas se sienten en posición de tomar decisiones con niveles de incertidumbre altos, pero incluso no tomar una decisión es también una elección dentro de las opciones posibles. Es por ello que el papel del líder o jerarca es quien asume el rol de tomar decisiones en éstos casos y las personas a quienes tiene a cargo le asignan esa potestad.

El tomar decisiones implica responsabilidad. Es bueno considerar que los niveles de incertidumbre son variados como ser:

SOBRE EL FUTURO: Si bien podemos imaginar un futuro cierto, los niveles de certeza varían hasta la total incertidumbre. Cuanta más información se cuente, el futuro parece ser más claro. Los márgenes de error en la toma de decisiones dependerán de ello, de la experiencia y estrategias pasadas para resolver una situación determinada, e incluso de los cambios que puedan existir en el contexto que se dé la misma.
Cuanto más impredecible es el futuro, las variables u opciones son también ilimitadas por lo cual, optar por una u otra posibilidad en la toma de decisiones se hace más difícil, se da por ejemplo en tiempos de turbulencia, en donde los cambios son muy acelerados y el ambiente incierto.

RIESGO: Es la posibilidad que ocurra algo inesperado y adverso, se concibe como un peligro a correr. Tomar una decisión implica un riesgo que se puede considerar a nivel consciente como una posibilidad de que algo ocurra y ese algo lo tenemos claro, o que simplemente ignoremos que ese riesgo existe. Cuando se prevé la posibilidad de que ese riesgo ocurra, pero igualmente se toma la decisión, es porque se considera que vale la pena correr el riego ya que los resultados que se esperan obtener son los deseados. Es decir que el valor asignado al riesgo es menor que el deseo de obtener o acercarse a el objetivo esperado.
Se podría entonces que hay una probabilidad objetiva de que un riesgo suceda y una probabilidad subjetiva de que ocurra. Sin dudas que cuando ambas coinciden generan una gran sensación de incertidumbre.

Tipo de decisiones:

Se pueden distinguir dos tipos de decisiones: las programadas y las no programadas.

DECISIONES PROGRAMADAS   DECISIONES NO PROGRAMADAS
     
Las decisiones programadas son aquellas que siguen una política, regla o procedimiento previsto. Dentro de las organizaciones se establecen las decisiones a tomar frente a determinados temas o situaciones y a su vez indican quien las debe tomar según el grado de responsabilidad que conlleven. Por lo general están escritas o documentadas a efectos de no dejarlas a la voluntad de la persona de turno. Otras veces se basan en las costumbres y cultura de la organización. Generalmente resuelven problemas diarios como la hora de ingreso, licencias, formularios a completar, etc. Implican procedimientos sistemáticos y estandarizan las respuestas. También garantizan equidad y transparencia.

 

Las decisiones no programadas por lo general se toman cuando ocurren problemas poco comunes y merecen un tratamiento especial.

La toma de la decisión en estos casos la hace el superior o persona que ostenta un nivel de responsabilidad que le permite correr el riesgo ante los imprevistos de la misma.

La importancia de la toma de decisiones:

Tomar una decisión implica como se ha visto llegar a conclusiones sobre opciones y elegir una a seguir. El pensamiento lógico cobra fuerza en ésta tarea de la toma de decisiones, a su vez permite contrarrestar escenarios posibles, comprender la necesidad de contar o no con mayor información, implica también control y poder para juzgar que sería lo conveniente y que grado de riesgo se afronta asumiendo la responsabilidad de los resultados.

Las partes en la toma de decisiones y la definición del problema a resolver:

Cuando son muchos los actores en un mismo nivel jerárquico o simplemente tratando de llegar a una solución en equipo, las variables a ser consideradas pueden llegar a tener tantos matices como las personas que participan. El problema tiende a verse de diferentes puntos de vista y puede resultar más complejo tomar una decisión. En éstos casos es bueno participar en una lluvia de ideas, complementar información, identificar alternativas posibles y tomar la decisión en la cual la mayoría esté de acuerdo y si hay consenso mejor aún. Aquí la responsabilidad es compartida ya que resulta de un acuerdo de las partes.

Pasos para la toma de decisiones:

En conclusión, se ha pasado primero por identificar el problema, generar opciones, evaluarlas y seleccionar una alternativa. Es en este último momento en donde se toma la decisión. Sería bueno que la misma quede documentada a efectos de registrarla para futura toma de decisiones, así mismo también es importante seguir el impacto que ha creado para saber si hay que hacer modificaciones en el futuro o queda como programada.
La toma de decisiones puede buscar dentro de las alternativas la mejor posible, ser algo aceptable frente a escenarios diversos o buscar un equilibrio entre las diferentes metas, intentado optimizar la respuesta ante las posibilidades planteadas.

Cuando se trabaja en equipo la experiencia de los integrantes y de la organización son elementos muy valiosos que aseguran un menor margen de error.
También el uso de la tecnología y los sistemas de comunicación permiten estar informados y son herramientas que ayudan a la toma de decisiones.

Delegar:

Es importante tener la tranquilidad a la hora de delegar que se delega correctamente a la persona idónea. Frente a una misma situación todas las personas actuamos con nuestra forma de interpretar y comprender. Es por ello que debe quedar muy claro que es lo que se espera, de quien se espera y como se espera obtener una respuesta. La gran preocupación que asumen personas con grados altos de responsabilidad es en tener la confianza de que se harán las cosas como ellos esperan que se hagan. La comunicación adquiere aquí una importancia estratégica al momento de delegar. También conocer las posibilidades de quien recibe las instrucciones, sus actitudes y aptitudes frente a los desafíos que pueda tener que enfrentar.

El trabajo en equipo ante la toma de decisiones permite integrar a la organización, genera confianza y hacer significativo el trabajo, genera sinergia y compromiso.

El control en la toma de decisiones y la información requerida:

Es importante como ya lo hemos enunciado, medir los logros y la implementación de una decisión para que sea tenida en cuenta en situaciones parecidas. Cuanto más programadas estén las decisiones habrá más posibilidades de seguimiento, control, mejoras, así como una situación de equidad y transparencia en la gestión.

Para ello se debe tener en claro:

  • Qué nivel de información es necesario
  • Qué se espera lograr con la información obtenida
  • Cuál es el nivel de especificidad requerido en la misma
  • Qué cantidad de información es necesaria (por ejemplo, en una encuesta, el número de representatividad necesario)
  • Cada cuanto se debe requerir de esa información a efectos de saber si se debe volver a tomar una decisión en miras de mejorar las propuestas.
  • La forma que adquiere la información y su grado de comprensión.
  • Y por último saber quiénes serán los responsables de la elaboración y suministro de la información.

Otros puntos clave a considerar son: la efectividad y eficacia que se espera obtener en un período de tiempo que se establecerá previamente bajo un programa de acción con la nueva decisión tomada, teniendo en cuenta los recursos disponibles materiales y humanos, el grado de aceptación de la misma de parte de los involucrados, las competencias necesarias requeridas y las limitaciones o alcances que puedan llevar a reconsiderar la decisión adoptada o su modificación.

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